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Die elektronische Unterschrift: ein organisatorischer Quantensprung

Veröffentlicht von admin 25 June 2014
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Klassisch unterschreiben heisst für jede Organisation, dass sie gezwungen ist, ihre elektronischen Dokumente auszudrucken. Der darauffolgende Prozessablauf basiert somit auf Papier, d.h. nicht nur arbeits- und kostenintensiv sondern auch schwer zu verfolgen und zu optimieren?

 

Der Schweizer Gesetzgeber hat die elektronische Signatur mit dem Bundesgesetz über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur (ZertES) sowie durch die Verordnung über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur (VZertES) geregelt. Damit steht aus gesetzlicher Sicht nichts im Wege, die elektronische Signatur einzuführen.

 

Auf der technischen Ebene sind die eSign-Lösungen ausgereift und lassen sich leicht in die bestehende IT-Landschaft integrieren. Dabei gibt es zwei Varianten:

 

Variante 1) Unterschreiben mittels eSign-Lösung

Die zu unterschreibenden Dokumente werden an die eSign-Lösung gesendet. Die unterschriftsberechtigen Personen unterschreiben die Dokumente innerhalb dieser Lösung elektronisch.   

 

Variante 2) Unterschreiben mittels Fachanwendung

Die zu unterschreibenden Dokumente werden in der Fachanwendung durch die unterschriftsberechtigten Personen zur Unterschrift freigegeben. Die freigegebenen Dokumente werden zur eSign-Lösung gesendet und unmittelbar elektronisch unterschrieben.  

 

Bei beiden Varianten werden die unterschriebenen Dokumente mit den gesetzeskonformen und persönlichen Zertifikaten der unterschreibenden Personen (elektronische Unterschrift) und dem gesetzeskonformen Zeitstempel versehen.

 

Da der gesamte Prozess jetzt 100% digital abläuft, ermöglicht diese Technologie eingrundsätzliches Redesign der Unterschrifts-Abläufe. Elektronisch unterschriebene Dokumente müssen nicht wieder für die Weiterverarbeitung digitalisiert werden und können somit unmittelbar weiter automatisch verarbeitet werden. Die Kosteneinsparung und Effizienzsteigerung, die daraus resultieren, machen die Investition in diese Technologie mehr als lukrativ.